Anfragen aus TimeLine ins CRM
Jeden Donnerstag um 6 Uhr exportiert TimeLine bei der Schmiedeberger Guss alle Anfragen, die sich seit dem letzten Export geändert haben. Diese Seite beschreibt, was danach passiert — als Modell nach dem Hausschema des RMS, nicht als Erzählung. Wer den Ablauf ändern will, ändert das Modell dort; diese Seite zeigt ihn, und die Anwendung führt ihn aus.
Steckbrief
| Prozess | Anfragen aus TimeLine ins CRM übernehmen
· Kennung Process_CRM_Timeline_Uebernahme |
|---|---|
| Zweck | Anfragen und ihre Positionen aus dem ERP TimeLine stehen ohne Abtippen in Dynamics 365 — vollständig, nachvollziehbar und ohne dass jemand danebensteht. |
| Geltungsbereich | Schmiedeberger Guss (TimeLine-Mandant SBG). Andere Gesellschaften liefern keine Timeline-Mappen in diesen Ordner. |
| Status | Freigegeben. Seit dem 05.10.2026 schreibt die Schnittstelle
in die Produktivumgebung dihag-prod.crm4.dynamics.com;
der POC in dihag-test ist abgeschlossen. Die Automatik
ist eingeschaltet, der erste produktive Lauf ist der vom
Donnerstag, 08.10.2026. |
| Prozesseigner | noch nicht benannt — im RMS zu setzen. Fachlich zuständig ist der Vertrieb der Schmiedeberger Guss, technisch die IT. |
| Standardisierungsgrad | werksspezifisch (Vorschlag). TimeLine steht nur bei der Schmiedeberger Guss; ein gruppeneinheitlicher Ablauf hätte hier nichts zu vereinheitlichen. |
| Reifegrad | 2 — gesteuert (Selbsteinschätzung nach ISO/IEC 33020). Der Lauf wird geplant, protokolliert und überwacht; ein freigegebener Standardprozess (Stufe 3) ist er erst nach der Freigabe. |
| Nächste Überprüfung | 02.10.2027 — oder früher, wenn sich das Importprofil ändert. |
| Werkzeuge | TimeLine Anwendungsserver · OneDrive/SharePoint
(sites/IT ▸ Austausch ▸ Projekt CRM-Timeline) ·
CRM-Schnittstelle (GitHub Actions) · Dynamics 365 |
Die Felder sind die des Prozessmodells im RMS (Lebenszyklus, Prozesseigner, Standardisierungsgrad, Reifegrad, Überprüfung). Was hier orange steht, ist ein Vorschlag und im RMS noch einzutragen — diese Seite kann ihn anzeigen, aber nicht beschliessen.
Was wann passiert
| Zeit | Wer | Was |
|---|---|---|
| Do 06:00 | TimeLine Anwendungsserver | Dienst CRM Export läuft (Filter Woche: Donnerstag, Startzeit 06:00)
und exportiert alle seit dem letzten Export geänderten Anfragen. |
| Do ca. 06:05 | OneDrive | Die Mappe Anfragen JJJJ-MM-TT.xlsx wird aus dem Austauschordner
des Servers nach SharePoint übertragen. |
| mehrmals am Tag | CRM-Schnittstelle | Der Zeitplan sieht nach. Er ist unregelmässig: von 96 möglichen
Auslösungen am Tag materialisiert GitHub rund fünf, zu beliebigen
Zeiten. Deshalb steht das Zeitfenster in CRM_Automatik
offen — gearbeitet wird, wenn eine neue Mappe da ist, nicht zu
einer bestimmten Stunde. |
| Do 14:00 | CRM-Schnittstelle | Ist bis dahin nichts eingegangen, geht eine Fehlanzeige an den IT-Service. Diese Erwartung gilt der Datei, nicht der Automatik — sie greift auch bei abgeschaltetem Import. |
| nach jedem Lauf | CRM-Schnittstelle | Protokoll in CRM_ImportRuns, Vollprotokoll als JSON,
Bericht als Datei und per Mail. |
Kennzahlen
| Kennzahl | Ziel | Zuletzt gemessen | Woher |
|---|---|---|---|
| Mappe donnerstags eingegangen | mindestens 1 je Donnerstag, bis 14 Uhr | 01.10.2026, 06:33 Uhr | Quellordner, Anlagezeitpunkt |
| Zeit von Lieferung bis CRM | höchstens 2 Stunden | 1 h 41 min (01.10.2026) | Anlagezeit gegen Laufbeginn |
| Läufe ohne Fehler | mindestens 95 % | 6 von 6 seit dem 17.09.2026 | CRM_ImportRuns |
ISO 9001 verlangt je Prozess Kriterien und Leistungsindikatoren (4.4 c). Drei reichen, solange sie gemessen werden: Kommt die Lieferung? Kommt sie an? Geht der Lauf durch? Die Werte stehen hier mit Stand — im Reiter Protokoll stehen sie je Lauf.
Der Ablauf als Modell
Wird geladen …
Diagramm wird geladen …
Ein Klick auf einen Kasten mit ⊞ öffnet den eingebundenen Unterprozess. Ziehen verschiebt, Mausrad zoomt.
Legende
○ Auslöser — ein Ereignis, kein Tun
◎ Ergebnis — wie der Prozess ausgeht
◇ Entscheidung — eine Frage, jeder Ausgang beschriftet
⚙ Automatik — läuft ohne Zutun
👤 Aufgabe — ein Mensch tut etwas
⊞ Unterprozess — eigenes Modell, hier eingebunden
Bahn: TimeLine (ERP)
Bahn: SharePoint-Ablage
Bahn: CRM-Schnittstelle
Bahn: Mensch (CRM-Betreuung, IT-Service)
Dynamics 365 — geschlossener Pool
! Abweichung vom geraden Weg
BPMN kennt über hundert Symbole. Das Hausschema des RMS lässt zehn zu und legt fest, wie sie benannt werden: Aufgaben als Verb im Infinitiv, Entscheidungen als Frage, Ergebnisse als Zustand. Eine Bahn ist eine Rolle, nie eine Person — Personen wechseln, Rollen bleiben.
Wer was tut
| Rolle | Im Prozess | Entscheidet |
|---|---|---|
| TimeLine Anwendungsserver | Exportiert donnerstags und legt die Mappe ab. | Welche Anfragen geändert sind. |
| SharePoint-Ablage | Nimmt die Mappe auf und trägt den Importvermerk. | Nichts — sie ist der Umschlagplatz. |
| CRM-Schnittstelle (Automatik) | Prüft, schreibt, protokolliert, berichtet, überwacht den Eingang. | Alles Unstrittige. Bei mehreren Treffern gewinnt der aktive Datensatz, ohne Rückfrage. |
CRM-Betreuung (Rolle editor) |
Beantwortet offene Fragen, liest den Bericht, entscheidet Konflikte. | Freigabe oder Ablehnung einer Mappe; welcher Datensatz bei mehreren aktiven gemeint ist. |
| IT-Service Desk | Bekommt die Fehlanzeige, wenn donnerstags nichts kommt. | Ob die Lieferung aus TimeLine nachzufassen ist. |
Freigeben darf nur die Rolle editor. Eine Freigabe lässt
den Anwendungsbenutzer schreiben — also an den CRM-Rechten des Freigebenden
vorbei. „Nur zusehen" wäre damit „schreiben lassen".
Regelwerke im RMS
Ein Ablauf ohne Regelwerk ist Gewohnheit, keine Vorgabe (Hausschema R9). Diese drei sind an den Modellen verknüpft und öffnen direkt im RMS:
| Konzernfachregelung Prozessmanagement | Rollen, Lebenszyklus und Standardisierungsgrad — danach ist dieser Steckbrief aufgebaut. |
| ISMS-Richtlinie Sichere Softwareentwicklung | Die Schnittstelle ist Eigenentwicklung: Prüfungen bei jedem Push, Vier-Augen-Blick auf Änderungen, kein Geheimnis im Programmcode. |
| ISMS-Richtlinie Aufbewahrungsfristen und -pflichten | Protokolle, Vollprotokolle und Berichte sind Nachweise und bleiben auffindbar. |
Mitgeltende Unterlagen
- Quellordner
Austausch ▸ Projekt CRM-Timeline— dort liegen die Mappen und die beiden Beschreibungen aus TimeLine (Projekt CRM-Timeline.docx, Export Anfragen in TimeLineStand.docx). - docs/11-automatik.md
— Einrichtung und Betrieb des unbeaufsichtigten Laufs, Einstellungen der
Liste
CRM_Automatik. - docs/10-prozess.md — die fachlichen Regeln je Schritt (Schlüssel, Auflösung, Schreibweisen).
- Quellcode — die Anwendung, die den Prozess ausführt.
Was noch nicht so läuft
- Die Mappe wird teilweise noch von Hand veröffentlicht
- Die TimeLine-Dokumentation hält fest: „Zusätzlich wird derzeit noch manuell die Excel-Datei in SharePoint für die Weiterverarbeitung veröffentlicht." Solange das so ist, hängt der Eingang an einer Person. Die Fehlanzeige donnerstags um 14 Uhr deckt genau diesen Fall ab — sie ersetzt ihn nicht.
- Der Prozesseigner ist nicht benannt
- Ohne Eigner gibt es niemanden, der über Abweichungen entscheidet. Einzutragen im RMS an der Kachel dieses Prozesses.
- Daneben läuft freitags noch ein Import von Hand
- Aus den Importprotokollen von PROD gelesen (05.10.2026): freitagvormittags werden mit dem Import-Assistenten fünf Dateien nacheinander eingespielt. Am 02.10. waren das 118 Firmen, 553 Kontakte, 29 Verkaufschancen und 70 Positionen; Firmen und Kontakte schlagen dabei vollständig fehl, weil die Dublettenerkennung jede bekannte Zeile abweist. Ab dem 08.10. schreibt donnerstags zusätzlich diese Schnittstelle dieselbe Mappe. Zwei Wege in dieselben Datensätze: solange beide laufen, ist hinterher nicht zu sagen, welcher Stand woher kommt. Abgestimmt am 05.10.2026: für den ersten Donnerstagslauf setzt der Import von Hand aus.
- Der erste produktive Lauf steht aus
- Er ist der vom 08.10.2026. Bis das Protokoll dieses Laufs angesehen ist, gilt der Produktivgang als begonnen, nicht als abgeschlossen.
Woher der Prozess kommt
- Bis 2023 — von Hand
- Alle Excel-Dateien schliessen, als
dbain TimeLine anmelden, unter Hilfsfunktionen den Dihag Anfragen Export starten. Die Datei landete alsDIHAG_ANFRAGEN_SCH_offen.XLSXauf einem Laufwerk und wurde von Hand nach SharePoint geladen und einzeln freigegeben. - Seit 2024 — Zeitplan im ERP
- Der Dienst
CRM Exportim TimeLine-Anwendungsserver übernimmt den Export. OneDrive bringt die Mappe nach SharePoint. Gelesen und ins CRM geschrieben hat sie ein Power-Automate-Flow (TestumgebungExpImpCRMTimeline). - Seit September 2026 — diese Anwendung
- Der Flow ist abgelöst. Geprüft wird vor dem Schreiben, protokolliert wird jede Zeile mit Grund, und was nicht entscheidbar ist, wird vorgelegt statt stillschweigend übersprungen.